Ohjelmistojen escrow-kulut helposti selitettynä

Ohjelmistojen escrow on järjestely, jossa riippumaton kolmas osapuoli säilyttää ohjelmistomateriaalia. Tätä kolmatta osapuolta kutsutaan usein escrow-agentiksi. Toimittaja toimittaa sovitun materiaalin. Escrow-agentti säilyttää tätä materiaalia ja luovuttaa sen vain, jos sovitut ehdot täyttyvät.

Ohjelmistojen escrow on merkityksellinen ohjelmiston käyttäjille, toimittajille, lakiosastolle, riskienhallinnalle, hankinnoille ja IT-johdolle. Järjestely voi auttaa vähentämään jatkuvuusriskejä, jos toimittaja ei enää voi toimittaa tai tukea tuotetta. Mitä kuluja ohjelmistojen escrow voi sisältää?

Kulut voivat koostua useista osista.

Maksut ovat järjestelyn perustamiskuluja. Tässä rekisteröidään osapuolet, kirjataan sopimukset ja määritetään talletuksen sisältö.

Vuosittaiset maksut ovat kuluja varastoinnista, hallinnosta, sertifikaateista, tuesta ja päivitysten hallinnasta. Talletuskustannukset liittyvät toimitettavaan materiaaliin. Se voi olla lähdekoodia, mutta myös dokumentaatiota, skriptejä, konfiguraatiotiedostoja, koontiohjeita tai dataa.

Varmennuskustannukset ovat materiaalin tarkastuskuluja. Tarkastus voi olla yksinkertainen tai laaja. Laajassa tarkastuksessa selvitetään esimerkiksi, voidaanko ohjelmisto rakentaa tai ottaa käyttöön.

SaaS-jatkuvuuskustannuksia voi syntyä, jos järjestely ei koske pelkästään lähdekoodia vaan myös hostingia, dataa, pilvikonfiguraatiota, pääsyä ja palautusmenettelyjä. Julkaisumaksut voivat tulla kyseeseen, jos escrow-agentin on luovutettava materiaali sovittujen julkaisuehtojen mukaisesti.

Talletus, varmennus ja jatkuvuus

Ohjelmistojen escrow'ssa on tärkeää erottaa kolme osaa.

Talletus tarkoittaa: mitä säilytetään. Tämä voi olla lähdekoodia, mutta myös lisädokumentaatiota tai operatiivista tietoa.

Varmennus tarkoittaa: tarkistamista, onko talletus täydellinen ja käyttökelpoinen. Ilman varmennusta on olemassa riski, että materiaali on tallennettu, mutta myöhemmin osoittautuu käyttökelvottomaksi.

Jatkuvuus tarkoittaa: mitä käytännössä on tehtävä häiriötilanteessa. SaaS-ympäristössä tämä voi liittyä datan käyttöön, pilvirakenteisiin, käyttöönottoon ja operatiivisiin menettelyihin.

Nämä kolme osaa yhdessä määräävät, kuinka laaja järjestelyn tulee olla.

Miksi SaaS-escrow on usein erilainen Perinteisessä ohjelmistossa asiakas ajaa ohjelmistoa joskus itse. Tällöin lähdekoodi ja koontiohjeet voivat riittää. SaaS-palvelussa asiakas käyttää yleensä verkkopalvelua, jota toimittaja hallinnoi.

Siksi SaaS-palvelussa tarvitaan usein enemmän tietoa. Harkitse esimerkiksi seuraavia asioita:

• Kuvaa, miten pilviympäristö on konfiguroitu.
• Määritä, miten data voidaan viedä.
• Dokumentoi, mikä konfiguraatio tarvitaan.
• Kuvaa, mitä ulkoisia palveluita käytetään.
• Määritä, mikä palautus- tai varamenettely on voimassa.
• Tarkista, että dokumentaatio on ajantasaista.

Tämän vuoksi SaaS-escrow voi olla kalliimpaa kuin yksinkertainen lähdekoodin escrow.

Yksilöllinen ja kollektiivinen escrow Yksilöllisessä escrow'ssa yksi ohjelmiston käyttäjä on edunsaaja. Järjestely on silloin räätälöity tälle osapuolelle. Kollektiivisessa escrow'ssa useat ohjelmiston käyttäjät voivat osallistua yhteen järjestelyyn. Tämä voi olla käytännöllistä ohjelmistossa, jota useat asiakkaat käyttävät. On kuitenkin selvitettävä, mitä oikeuksia joka edunsaajalla on ja milloin julkaisu on mahdollinen.

Tälläkin voi olla vaikutusta kustannuksiin.

Miten arvioida ohjelmistojen escrow-kustannuksia? Älä katso vain halvinta hintaa. Katso erityisesti, mitä järjestely sisältää.

• Tarkista, mitä materiaalia talletetaan.
• Tarkista, kuinka usein talletus päivitetään.
• Tarkista, sisältyykö varmennus järjestelyyn.
• Tarkista, mikä varmennustaso (eng. verification level) on käytössä.
• Tarkista, kuuluvatko SaaS, data tai infrastruktuuri järjestelyyn.
• Tarkista, kuka on edunsaaja.
• Tarkista, mitkä julkaisuehdot ovat voimassa.
• Tarkista, onko julkaisusta aiheutuvia kuluja.
• Määritä, kuka maksaa mitäkin kuluja.
• Vertaa järjestelyjä sisällön perusteella, älä pelkän vuosittaisen maksun perusteella.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä ohjelmistojen escrow maksaa? Se vaihtelee järjestelyn mukaan. Kustannukset riippuvat ohjelmistosta, talletuksesta, päivitystiheydestä, varmennuksesta, SaaS-jatkuvuudesta ja edunsaajien määrästä.

Onko ohjelmistojen escrow vain lähdekoodin tallennusta? Ei. Ohjelmistojen escrow voi sisältää myös dokumentaatiota, skriptejä, konfiguraatiota, dataa ja menettelytapoja. SaaS-ympäristössä tarvitaan usein enemmän kuin vain lähdekoodia.

Mitä escrow-agentti tekee? Escrow-agentti säilyttää sovitun materiaalin riippumattomana kolmantena osapuolena. Escrow-agentti hallinnoi päivityksiä, suorittaa varmennuksia, jos niin on sovittu, ja huolehtii julkaisusta sovittujen ehtojen mukaisesti.

Miksi varmennus on tärkeää? Varmennus auttaa varmistamaan, että talletus on täydellinen ja käyttökelpoinen. Tämä on erityisen tärkeää liiketoimintakriittisten ohjelmistojen tapauksessa.

Ohjelmistojen escrow-kulut määräytyvät sen mukaan, mitä järjestelyn on tarkoitus suojata. Yksinkertainen järjestely voi riittää rajallisella riskillä. Liiketoimintakriittisten ohjelmistojen, SaaS-palvelujen tai monimutkaisten riippuvuuksien tapauksessa talletukseen, varmennukseen ja jatkuvuuteen on usein kiinnitettävä enemmän huomiota.